Ustawa Kamilka w studiu treningowym: standardy ochrony małoletnich krok po kroku

Prowadzisz zajęcia z judo, karate, akrobatyki albo fitness dla dzieci? Jeśli w Twoim grafiku są choć jedne zajęcia dla osób poniżej 18. roku życia, ustawa o ochronie małoletnich dotyczy Twojego studia — bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową działalność, klub sportowy, czy sieć szkół sztuk walki z kilkoma lokalizacjami.

To nie jest przepis wyłącznie dla szkół i przedszkoli. Dotyczy każdego podmiotu i każdej osoby, która organizuje zajęcia sportowe, rekreacyjne lub rozwijające zainteresowania dla dzieci — a więc wprost trenerów, instruktorów i właścicieli klubów. W tym artykule sprawdzasz, co dokładnie musisz mieć przygotowane, kto to kontroluje i jakie grozi ryzyko, jeśli tego nie zrobisz.

Czym jest ustawa Kamilka i od kiedy obowiązuje

Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy — Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1606), potocznie nazywana „ustawą Kamilka”, została uchwalona po śmierci ośmioletniego Kamilka z Częstochowy, który zginął w wyniku przemocy domowej. Nazwa przyjęła się w mediach i praktyce prawniczej, choć formalnie akt ten nowelizuje kilka ustaw naraz.

Kluczowy dla branży fitness i sportu fragment nowelizacji wprowadza obowiązek posiadania „standardów ochrony małoletnich” do ustawy z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Przepisy te weszły w życie 15 lutego 2024 r., ale ustawodawca dał podmiotom 6 miesięcy na przygotowanie dokumentacji. Od 15 sierpnia 2024 r. standardy muszą już realnie funkcjonować — nie w formie projektu, tylko wdrożonego dokumentu, z którego personel faktycznie korzysta.

Kogo dotyczy w branży fitness i sportu

Obowiązek wprowadzenia standardów dotyczy organów zarządzających placówkami oświatowymi, opiekuńczymi, wychowawczymi, resocjalizacyjnymi, religijnymi, artystycznymi, medycznymi, rekreacyjnymi, sportowymi lub związanymi z rozwijaniem zainteresowań małoletnich, a także organizatorów takiej działalności. W praktyce oznacza to wprost:

• kluby sportowe i szkoły sztuk walki prowadzące grupy dziecięce i młodzieżowe (judo, karate, BJJ, boks, MMA),
• studia fitness i akrobatyki z zajęciami kids (gimnastyka, cheerleading, taniec, parkour),
• szkoły tańca i akademie sportowe organizujące obozy, półkolonie i wyjazdy sportowe dla dzieci,
• każdego trenera lub instruktora prowadzącego takie zajęcia jednoosobowo, jako organizatora działalności.

Nie ma tu znaczenia forma prawna ani liczba dzieci w grupie. Jeśli w ofercie masz choć jedną grupę dziecięcą lub młodzieżową, jesteś objęty obowiązkiem — tak samo jak duża sportowa akademia z kilkuset zawodnikami.

W praktyce sztuk walki i akrobatyki grupy wiekowe często się mieszają — na jednym treningu bywają 10-latkowie i 17-latkowie przygotowujący się do startów seniorskich. Dopóki w grupie jest choć jedna osoba poniżej 18. roku życia, cała grupa i cały grafik zajęć podlega standardom. To samo dotyczy obozów sportowych, sparingów międzyklubowych i wyjazdów na zawody, gdzie odpowiedzialność za dziecko przechodzi na trenera na czas dłuższy niż pojedyncza jednostka treningowa.

Co musi zawierać dokument standardów ochrony małoletnich

Ustawa precyzuje, jakie elementy musi zawierać dokument standardów. To nie jest jednostronicowa deklaracja — to zestaw realnych procedur, które personel zna i stosuje. Standardy w Twoim studiu powinny określać w szczególności:

• zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a personelem i wolontariuszami, w tym wprost wskazane zachowania niedozwolone,
• zasady bezpiecznych relacji między samymi małoletnimi (np. na macie, w szatni, podczas wyjazdów),
• sposób dokumentowania i przechowywania ujawnionych lub zgłaszanych przypadków krzywdzenia,
• procedurę podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia dziecka,
• procedury i osoby odpowiedzialne za składanie zawiadomień o podejrzeniu przestępstwa na szkodę małoletniego oraz za wszczynanie procedury Niebieskich Kart,
• osobę lub osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i udzielanie dziecku wsparcia,
• zasady ochrony danych osobowych i wizerunku dzieci (np. zdjęcia i nagrania z zajęć, social media klubu),
• zasady korzystania z urządzeń elektronicznych z dostępem do internetu na terenie obiektu,
• sposób udostępnienia i wytłumaczenia standardów rodzicom oraz dzieciom w formie dla nich zrozumiałej,
• zasady przeglądu i aktualizacji standardów — nie rzadziej niż raz na dwa lata.

Ministerstwo Sprawiedliwości opublikowało wytyczne i przykładowe wzory dla różnych typów placówek — to dobry punkt wyjścia, ale dokument trzeba dopasować do realiów konkretnego studia: liczby trenerów, rodzaju zajęć, tego, czy organizujesz wyjazdy i obozy.

Weryfikacja pracowników i wolontariuszy w rejestrach

Osobnym, równolegle działającym obowiązkiem jest weryfikacja każdej osoby, którą zatrudniasz lub dopuszczasz do pracy z dziećmi — także trenera na zlecenie, stażystę czy wolontariusza — w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym (RSPTS), na podstawie art. 21 ustawy z 13 maja 2016 r. Sprawdzasz tam także, czy dana osoba nie figuruje w rejestrze osób, wobec których Państwowa Komisja do spraw pedofilii wydała decyzję o wpisie.

W praktyce oznacza to trzy zasady operacyjne. Po pierwsze, weryfikacja musi nastąpić przed dopuszczeniem osoby do pracy z dziećmi — nie w trakcie zatrudnienia i nie „przy okazji”. Po drugie, wynik sprawdzenia (np. zrzut ekranu lub wydruk z rejestru z datą) warto przechowywać razem z dokumentami pracownika, bo to Ty musisz umieć wykazać, że weryfikację przeprowadziłeś. Po trzecie, dotyczy to każdej osoby mającej kontakt z dziećmi w ramach działalności klubu — również tej zatrudnionej na umowę cywilnoprawną albo prowadzącej jednorazowe warsztaty.

Jak wygląda to krok po kroku przy przyjmowaniu nowego trenera do zespołu:

• Zbierz od kandydata dane potrzebne do weryfikacji: imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, PESEL (jeśli go posiada).
• Złóż zapytanie w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym — dostęp online wymaga profilu zaufanego lub e-dowodu.
• Poczekaj na wynik przed dopuszczeniem tej osoby do jakiegokolwiek kontaktu z grupą dziecięcą, nawet na próbnych zajęciach.
• Zapisz datę i wynik sprawdzenia w dokumentacji pracownika lub współpracownika.
• Powtórz weryfikację przy każdej zmianie formy współpracy z ta samą osobą, jeśli wcześniejsze sprawdzenie nie obejmowało nowego zakresu obowiązków.

Sam wynik negatywny (czyli brak wpisu) nie zwalnia z obowiązku posiadania standardów — to dwa niezależne wymogi, które trzeba spełnić równolegle, a nie zamiennie.

Kontrole i sankcje

Kontrole nad wprowadzeniem standardów mogą prowadzić wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta i marszałek województwa, a w placówkach oświatowych także organ prowadzący lub organ sprawujący nadzór pedagogiczny. Do tego dochodzi Państwowa Inspekcja Pracy, która może weryfikować obowiązki związane z zatrudnieniem, w tym sprawdzenie w rejestrze.

Sankcje za brak wdrożonych standardów określa art. 23b ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Kto, będąc do tego zobowiązany, nie wprowadza standardów, podlega karze grzywny do 250 zł albo karze nagany przy pierwszym stwierdzeniu naruszenia. Przy ponownym stwierdzeniu braku wdrożenia standardów grzywna wynosi już nie mniej niż 1000 zł.

Osobna sankcja dotyczy braku weryfikacji pracownika w RSPTS przed dopuszczeniem go do pracy z dziećmi — tu ustawa przewiduje karę ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł. To realne ryzyko finansowe i wizerunkowe dla studia, które łatwo wyeliminować jednym uporządkowanym procesem onboardingu nowego trenera.

W praktyce kontrola zaczyna się od prostego pytania: czy dokument standardów w ogóle istnieje i czy personel wie, gdzie go znaleźć. Kontroler może poprosić o wgląd w dokumentację weryfikacji trenerów w rejestrze, o potwierdzenie, że rodzice zostali zapoznani ze standardami, oraz o rejestr zgłoszeń, jeśli jakiekolwiek incydenty miały miejsce. Brak jednego z tych elementów bywa podstawą do stwierdzenia naruszenia, nawet jeśli reszta procedur działa poprawnie.

Jak ogarnąć to operacyjnie: checklist wdrożenia

Wdrożenie standardów rozkłada się na kilka konkretnych kroków. Poniższa lista nie zastąpi indywidualnej analizy prawnej, ale porządkuje najważniejsze zadania do odhaczenia w Twoim studiu:

• Wyznacz osobę odpowiedzialną za opracowanie, wdrożenie i okresowy przegląd standardów.
• Spisz dokument standardów w oparciu o wytyczne resortowe, dopasowany do rodzaju zajęć i liczby lokalizacji.
• Zweryfikuj każdego trenera, instruktora i wolontariusza w RSPTS przed dopuszczeniem do zajęć z dziećmi — i zachowaj dowód tej weryfikacji.
• Przeszkol cały personel z treści standardów i procedury interwencji przy podejrzeniu krzywdzenia.
• Udostępnij standardy rodzicom i dzieciom w zrozumiałej formie — np. przy zapisie na zajęcia i na tablicy w recepcji.
• Wprowadź rejestr zgłoszeń i incydentów z jasno określoną osobą odpowiedzialną za ich przyjmowanie.
• Ustaw w kalendarzu przegląd standardów nie rzadziej niż raz na dwa lata.

Jak EloByku pomaga uporządkować dokumentację i uprawnienia

EloByku nie zapewnia zgodności z ustawą Kamilka — to zawsze odpowiedzialność właściciela studia i wynik jego decyzji organizacyjnych. Platforma pomaga natomiast poukładać część operacyjną, która w większości klubów dziś siedzi w rozproszonych arkuszach, mailach i prywatnych telefonach trenerów.

Granularne uprawnienia w panelu dla trenerów pozwalają precyzyjnie określić, kto z personelu ma dostęp do danych konkretnych grup dziecięcych, a kto tylko do własnego grafiku — zamiast jednego wspólnego konta admina, z którego korzystają wszyscy.

Każda zmiana uprawnień, danych klienta czy dokumentu zostaje zapisana w dzienniku audytu — wiesz, kto, kiedy i co zmienił, co ułatwia wykazanie, że proces w studiu jest kontrolowany, a nie oparty na zaufaniu i pamięci.

Sejf dokumentów z linkami z ograniczonym czasem dostępu (presigned links) służy do przechowywania oświadczeń, zgód rodziców i wyników weryfikacji w rejestrach — w jednym miejscu, powiązanym z profilem konkretnego klienta, zamiast w skrzynce mailowej recepcji.

Do tego checklisty opieki przypisane do każdego małego klienta — np. potwierdzenie zgody na wizerunek, kontakt do opiekuna, informacje zdrowotne — pokazują jednym rzutem oka, czy wszystkie wymagane dokumenty są już skompletowane, zanim dziecko wejdzie na pierwsze zajęcia.

Dla właściciela sieci kilku klubów oznacza to jedno źródło prawdy zamiast osobnego arkusza na każdą lokalizację. Menedżer w jednym studiu widzi tylko swoich trenerów i swoich klientów, właściciel całej sieci — komplet danych ze wszystkich placówek. To ułatwia odpowiedź na pytanie kontrolera bez przeszukiwania skrzynek mailowych kilku recepcji naraz.

Standardy ochrony małoletnich to nie formalność na papierze — to procedura, którą personel zna i stosuje. Kontrolerzy i sąd w razie wykroczenia patrzą na to, czy dokument realnie działa, a nie czy istnieje w szufladzie.

Podsumowanie

Jeśli prowadzisz zajęcia dla dzieci — w klubie sportowym, szkole sztuk walki czy studiu fitness — ustawa Kamilka dotyczy Cię od 15 sierpnia 2024 r., niezależnie od wielkości działalności. Dokument standardów, weryfikacja personelu w RSPTS i gotowość na kontrolę to trzy filary, które warto mieć poukładane, zanim ktoś zapyta o nie pierwszy.

Chcesz zobaczyć, jak EloByku porządkuje uprawnienia, audyt i dokumenty w codziennej pracy studia? Sprawdź cennik i przetestuj platformę na własnych danych.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny opisany powyżej jest aktualny na sierpień 2026 r. — przed wdrożeniem standardów ochrony małoletnich w swoim studiu skonsultuj się z prawnikiem lub radcą prawnym, który oceni Twoją konkretną sytuację.