Oprogramowanie dla studia EMS
Studio EMS ma inną specyfikę niż siłownia czy klub fitness: sesja trwa 20–30 minut, zawsze 1:1 z trenerem, a prawdziwym wąskim gardłem nie jest sala, tylko urządzenie EMS i grafik trenera. Jeden spóźniony trening rozjeżdża cały dzień, a jedno podwójne zapisanie tego samego slotu kosztuje realny przychód. EloByku Studios to oprogramowanie dla studia EMS zbudowane pod te ograniczenia: grafik sam pilnuje kolizji trenera i kolejnych sesji, pakiety liczą się do zera automatycznie, a system pilnuje odnowień, zanim klient zorientuje się, że kończą mu się wejścia. To kompletny program do zarządzania studiem EMS i jednocześnie system dla studia EMS pomyślany od zera pod krótkie sesje 1:1 — a nie ogólne oprogramowanie do siłowni z doklejoną nazwą.
Grafik pod urządzenie
Sesja EMS trwa 20–30 minut i zawsze wymaga tego samego trenera i tego samego urządzenia w tym samym oknie czasowym — grafik pilnuje tego automatycznie, zanim cokolwiek się zapisze.
Sloty dopasowane do sesji EMS
Kalendarz miesiąc/tydzień/dzień pokazuje każdy trening z podglądem szczegółów. Zanim rezerwacja się zapisze, system sprawdza godziny otwarcia studia oraz kolizje trenera i klienta — krótki slot EMS nie zaburza reszty grafiku.
Rezerwacje bez podwójnych zapisów
Każda ścieżka rezerwacji — pojedyncza, seryjna, grupowa, z aplikacji mobilnej — przechodzi przez jeden mechanizm z blokadami transakcyjnymi i kontrolą przekroczenia liczby wejść z pakietu. Dwóch klientów na tym samym urządzeniu w tym samym momencie nie da się zapisać.
Serie cykliczne pod stały plan treningowy
Klienci EMS trenują zwykle 1–2 razy w tygodniu o stałych porach — zaplanuj cały cykl jedną akcją, z podglądem kolizji przy każdej dacie z osobna, zanim cokolwiek zapiszesz.
Auto-domykanie sesji po zakończeniu
Miniona sesja zamyka się sama: system odejmuje wejście z pakietu, nalicza godzinę trenerowi i odświeża jego rozliczenie miesięczne — nikt nie musi ręcznie zamykać krótkich, częstych sesji EMS.
Pakiety i płatności
Model EMS sprzedaje wejścia, nie karnet czasowy — liczniki, przypomnienia i odnowienia muszą trzymać się co do sztuki.
Liczniki wejść co do sztuki
Rezerwacja od razu rezerwuje wejście z pakietu, wczesne odwołanie je zwraca, spóźnione odwołanie lub odbyta sesja je zużywa. Licznik przelicza się automatycznie przy każdej zmianie — bez ręcznego pilnowania arkusza.
Automatyczne odnowienia pakietów
Codzienny mechanizm znajduje wygasłe pakiety z włączonym auto-odnowieniem i zakłada kolejny pakiet z tym samym szablonem, trenerem i klientem od następnego dnia — bez przerwy w sesjach i bez telefonu z przypomnieniem od recepcji.
Przypomnienie przy przedostatnim wejściu
System liczy pozycję klienta w pakiecie chronologicznie: przy przedostatnim wejściu wysyła powiadomienie „zbliża się płatność”, przy ostatnim — „czas na nowy pakiet”, do trenera i klienta jednocześnie, bez duplikatów.
Polityka odwołań z twardym progiem
Jeden przycisk „odwołaj”, a próg czasowy (domyślnie 12h) decyduje, czy wejście wraca do pakietu, czy jest zużyte — liczone w strefie czasowej studia, z ochroną zamkniętych miesięcy rozliczeniowych przed wstecznymi zmianami.
Retencja
Przy sesjach 1:1 każdy odchodzący klient to zauważalny ubytek przychodu — system wyłapuje sygnały odejścia, zanim klient sam o tym zdecyduje.
Radar odejść klientów
Codzienny mechanizm przelicza status każdego klienta — aktywny / do odnowienia / zagrożony / zrezygnowany. Klient, którego ostatni trening jest starszy niż skonfigurowany próg, automatycznie trafia do „zagrożonych”, zanim zniknie na stałe.
Odznaki za regularność
Wbudowana gamifikacja: odznaki za liczbę odbytych sesji (1, 10, 30, 50, 100…) i za regularność pakietu (1, 3, 6, 12, 24 miesiące ciągłości — realna przerwa zeruje licznik), przyznawane automatycznie i pokazywane klientowi w aplikacji.
Checklisty opieki nad klientem
Właściciel definiuje własne punkty opieki — wywiad wstępny, pomiary, cele — a karta klienta pokazuje, kto i kiedy je odhaczył. To lekkie SOP jakości obsługi bez dodatkowego systemu.
Powody rezygnacji, nie tylko usunięcie z bazy
Rezygnacja klienta wymaga wybrania zdefiniowanego przez studio powodu, zamyka jego pakiety i przelicza liczniki — właściciel dostaje uporządkowane dane o przyczynach odejść zamiast cichego usunięcia rekordu.
Zespół i aplikacja
Trener EMS pracuje 1:1 cały dzień — rozliczenie musi nadążać za każdą sesją, a zespół potrzebuje jednego miejsca, nie stosu arkuszy.
Automatyczne rozliczenie trenera
Miesięczne wynagrodzenie liczy się samo z odbytych sesji: każdy trening rozliczany jest stawką obowiązującą w dniu treningu, proporcjonalnie do minut (sesja 20-minutowa liczy się jako część godziny, nie cała stawka). Zamknięty miesiąc jest niezmienny, z kontrolowanym trybem ponownego otwarcia.
Zastępstwo trenera bez chaosu
Gdy trener 1:1 nie może poprowadzić sesji, właściciel podmienia go na pojedynczym treningu z podaniem powodu — może to zrobić tylko trener z aktywnym dostępem i wolnym terminem. Po zakończeniu sesji godziny i wynagrodzenie trafiają automatycznie na konto zastępcy.
Jedna aplikacja, cztery role
Trener, klient, właściciel i setter logują się do jednej natywnej aplikacji mobilnej (iOS i Android) — każdy widzi tylko swój ekran: trener grafik i klientów, klient pakiety i płatności, właściciel finanse studia, setter lejek sprzedaży. Jedna aplikacja, nie cztery osobne.
Powiadomienia push w czasie rzeczywistym
Zmiana w grafiku, przypomnienie o płatności, nowa odznaka klienta — wszystko trafia jako prawdziwe powiadomienie push i wpis w kanale zdarzeń w aplikacji, do właściwej roli, bez sprawdzania maila.
Rozliczenia trenerów wbudowane w system dla studia EMS
Studio EMS to niemal wyłącznie sesje 1:1 — każdy odbyty trening to konkretna kwota dla konkretnego trenera. Przy kilku trenerach rozliczanych per sesja ręczne liczenie na koniec miesiąca przestaje się spinać najszybciej ze wszystkich typów studiów. Większość systemów dla studiów EMS w ogóle nie ma takiego modułu — w EloByku jest w standardzie.
Stawka za sesję EMS, prowizja od pakietu albo hybryda — osobno dla każdego trenera
Wynagrodzenie nalicza się z odbytych sesji, nie z grafiku — odwołane treningi nie wchodzą do rozliczenia
Zamknięcie miesiąca jednym widokiem i raport per trener gotowy dla księgowej
Baza wiedzy dla studiów EMS
Praktyczne artykuły o prowadzeniu studia EMS w Polsce — grafik, ceny pakietów, koszty otwarcia i najczęstsze błędy właścicieli.
Studio 350 zł, trener 5 zł, klient 1 zł netto/mc — płacisz tylko za to, czego używasz.