Wszystkie funkcje systemu do zarządzania studiem fitness
EloByku Studios to kompletny system do zarządzania studiem fitness i sztuk walki — od pierwszego zapisu na trening po miesięczne rozliczenie zysku całej sieci. Grafik zajęć fitness sam pilnuje dostępności trenerów i sal, a karnety i pakiety treningowe liczą się, odnawiają i rozliczają bez arkusza kalkulacyjnego. Rozliczanie trenerów personalnych — stawki, premie, prowizje, zamykanie miesiąca — dzieje się automatycznie z każdego odbytego treningu, a wbudowany CRM dla studia fitness prowadzi leada przez cały lejek sprzedaży aż po konwersję. Retencja klientów siłowni rośnie dzięki radarowi ryzyka odejścia, odznakom za regularność i checkliście opieki, a właściciel widzi pełny obraz finansów — P&L, LTV, CAC — per lokalizacja i dla całej sieci. Zespół pracuje na uprawnieniach nadanych per studio i moduł, więc menedżer widzi tylko to, do czego dostał dostęp, a wielolokalizacyjne studia zarządza się z jednego konta ze strefami czasowymi per lokalizacja. Do tego jedna natywna aplikacja mobilna z osobnym widokiem dla każdej roli — aplikacja dla trenera personalnego, dla klientów siłowni, settera i właściciela — z prawdziwymi powiadomieniami push. Poniżej pełny katalog funkcji, pogrupowany tak, jak faktycznie pracuje studio.
Grafik i rezerwacje
Kalendarz, który sam pilnuje zasad studia — dostępności, kolizji i polityki odwołań — zanim cokolwiek zostanie zapisane.
Interaktywny kalendarz z podglądem dostępności
Kalendarz miesiąc/tydzień/dzień z podglądem każdego treningu i kolorowym statusem. Zanim zapiszesz termin, system sprawdza godziny otwarcia studia oraz kolizje trenera i klienta — rezerwacja poza grafikiem po prostu się nie zapisze.
Serie cykliczne z podglądem konfliktów
Zaplanuj cały cykl zajęć jedną akcją — tygodniowo lub codziennie, z wybranym dniem tygodnia, liczbą powtórzeń (do 52) lub datą końcową. Podgląd pokazuje kolizje przy każdej dacie z osobna, zanim cokolwiek zapiszesz, a dni wolne studia są pomijane automatycznie.
Zajęcia grupowe i semi-personalne
Jednym kliknięciem tworzysz zajęcia grupowe z pakietu — każdy uczestnik pakietu dopisuje się automatycznie, a kolizje terminów są od razu raportowane. Trening semi-personalny pozwala trenerowi prowadzić dwóch klientów indywidualnych w tym samym oknie czasowym.
Zastępstwa trenera
Właściciel lub manager podmienia trenera na pojedynczym treningu, podając powód zmiany — system dopuszcza tylko trenera z aktywnym dostępem i wolnym terminem. Po zakończeniu sesji godziny i wynagrodzenie automatycznie trafiają na konto zastępcy.
Automatyczne domykanie minionych sesji
Miniony trening system zamyka sam: odejmuje wejście z pakietu, nalicza godzinę trenerowi i aktualizuje rozliczenie miesięczne. Zajęcia grupowe nigdy nie „odbywają się za darmo” — proces działa cyklicznie w tle.
Konfigurowalna polityka odwołań
Jeden przycisk „odwołaj”, a wynik zależy od Twoich zasad: ustawiasz próg czasowy (domyślnie 12h), wcześniejsze odwołanie zwraca wejście do pakietu, późniejsze je zużywa. Wszystko liczone w strefie czasowej studia, a zamknięte miesiące rozliczeniowe są chronione przed wstecznymi zmianami.
Pakiety i płatności klientów
Pakiety, które liczą się i odnawiają same, oraz płatności rozbite na raty, metody i przypomnienia — bez ręcznego pilnowania.
Inteligentne liczniki wejść
Jedno źródło prawdy o wykorzystaniu pakietu: rezerwacja od razu blokuje wejście, wczesne odwołanie je zwalnia, a spóźnione odwołanie lub odbyty trening je zużywa. Zajęcia grupowe zdejmują jedno wejście za sesję, nie za uczestnika, a licznik przelicza się automatycznie przy każdej zmianie.
Szablony pakietów
Zdefiniuj ofertę raz — liczbę wejść, cenę, typ treningu, wariant indywidualny lub grupowy — i sprzedawaj ją w dwa kliknięcia. Te same szablony napędzają formularz nowego pakietu i automatyczne odnowienia.
Automatyczne odnowienia i flaga „wymaga odnowienia”
Gdy pakiet z włączonym auto-odnowieniem się kończy, nocny job zakłada kolejny — ten sam szablon, trener i uczestnicy, od następnego dnia. Jeśli odnowienie jest zablokowane (np. trener nieaktywny), pakiet i klient dostają flagę „wymaga odnowienia”, zanim przychód naprawdę zniknie.
Rejestr płatności z ratami i metodami
Każdy pakiet generuje płatność z pełną historią transakcji: rejestrujesz raty w gotówce, przelewem lub terminalem, a status (opłacone / częściowe / zaległe) liczy się sam. Rejestr jest odporny na równoczesne zapisy — nic nie policzy się podwójnie.
Podział płatności grupowych
Cena pakietu grupowego dzieli się automatycznie między uczestników, a gdy ktoś dołącza lub rezygnuje, nieopłacone części przeliczają się na nowo co do grosza. Osoby, które już zapłaciły, nigdy nie są ruszane.
Przypomnienia o płatności zsynchronizowane z treningiem
Co 15 minut system sprawdza, gdzie w kolejce pakietu jest klient — nie tylko licznik, ale kolejność sesji. Przedostatni trening wysyła push „zbliża się płatność”, ostatni — „czas odnowić pakiet”, jednocześnie do klienta i trenera, bez podwójnych powiadomień.
Monitoring zaległości
Zadania w tle stale weryfikują zaległe płatności i przeliczają status każdego aktywnego klienta, więc problemy z płatnościami widać bez ręcznego sprawdzania. Każde uruchomienie joba jest logowane z licznikiem sukcesów i błędów.
Trenerzy i zespół
Rozliczenia, rankingi, zadania i uprawnienia zespołu — jeden system zamiast Excela, WhatsAppa i notatnika.
Silnik rozliczeń trenerów
Wypłaty liczą się same z odbytych treningów: każda sesja rozliczana jest wg stawki obowiązującej w dniu treningu, zmiana stawki w środku miesiąca nie psuje wcześniejszych naliczeń, a rozliczenie jest proporcjonalne do minut (30-minutowy express to pół stawki godzinowej). Rozliczenie odświeża się na żywo, a zamknięty miesiąc jest niemożliwy do wstecznej edycji bez uprawnienia do ponownego otwarcia.
Premie i prowizje
Do każdego rozliczenia można dopisać ręczny bonus — za liczbę klientów, retencję albo przychód, wedle Twoich zasad. Premia trafia na to samo rozliczenie miesięczne co godziny billable.
Kwartalne rankingi retencji trenerów
Co kwartał system sam liczy ranking trenerów wg wskaźnika rezygnacji klientów, licząc od faktycznych okien przypisania klient–trener. Trenerzy poniżej progu próbki (domyślnie 3 klientów) są widoczni, ale nieklasyfikowani — mała próba nie zawyży ani nie zaniży wyniku.
Ranking konsultantów
Miesięczny ranking trenerów prowadzących konsultacje, liczony wolumenem razy jakością — 10 na 10 konsultacji wygrywa z 1 na 1 przy tej samej skuteczności 100%. Widać skuteczne, nieskuteczne i oczekujące konsultacje każdego konsultanta.
Zadania z terminami
Przypisujesz zadanie jednemu trenerowi albo wszystkim naraz, z terminem wykonania — każdy dostaje push i odznacza swoją kopię jako zrobioną. Ty widzisz licznik ukończenia per trener, w obrębie swoich studiów.
Zaproszenia i cykl życia pracownika
Zaproszenie mailowe z 7-dniowym tokenem, potwierdzony e-mail trenera przypisany na stałe do jednego właściciela (bez podkupywania), ale jeden trener może pracować w wielu Twoich studiach. Usunięcie z lokalizacji, odłączenie konta i stawki wersjonowane datą — chronione przed edycją zamkniętych miesięcy.
Granularne uprawnienia per studio
Nadajesz uprawnienia z katalogu opartego o bazę danych, moduł po module, aż po pojedyncze kafle dashboardu — np. widok grafiku i klientów, ale bez finansów. Każdy endpoint API wymusza te same uprawnienia po stronie serwera.
Pełny dziennik audytu
Każda zmiana danych — leady, stawki, ustawienia, uprawnienia — jest zapisywana z autorem, studiem, typem obiektu i wartościami przed/po. Filtrujesz po typie obiektu, osobie, studiu i zakresie dat — odpowiedź na „kto, co i kiedy zmienił” jest zawsze jeden klik dalej.
Klienci i retencja
Od radaru ryzyka odejścia po odznaki za regularność — narzędzia, które budują retencję zamiast tylko ją mierzyć.
Radar ryzyka odejścia
Codzienny job przelicza status każdego klienta i oznacza „zagrożony”, gdy nie trenował dłużej niż ustawiony próg dni. Próg konfigurujesz sam — zespół reaguje, zanim dojdzie do rezygnacji.
Osiągnięcia i odznaki serii
Wbudowana gamifikacja: kamienie milowe za liczbę treningów (1–500) i odznaki za serie regularności (1–24 miesiące nieprzerwanego pakietu — seria resetuje się tylko przy realnej przerwie). Odznaki przyznają się automatycznie, a właściciel może dodać własne, niestandardowe osiągnięcia.
Checklista opieki nad klientem
Definiujesz własne parametry opieki — np. wywiad wykonany, pomiary zrobione — i każda karta klienta pokazuje checklistę z tym, kto i kiedy ją odhaczył. Lekki standard jakości obsługi bez dodatkowego narzędzia.
Sejf dokumentów klienta
Umowy, zgody i pliki klienta (PDF, zdjęcia, Word, do 10 MB) trafiają do prywatnego bucketa S3, dostępnego wyłącznie przez linki z ograniczonym czasem ważności. Typy dokumentów oznaczasz kolorami, a dostęp do podglądu jest osobnym uprawnieniem od dostępu do karty klienta.
Powody rezygnacji jako dane
Rezygnacja klienta wymaga wyboru zdefiniowanego przez Ciebie powodu — zamiast cichego usunięcia konta dostajesz uporządkowane dane o odejściach, które zasilają kwartalne rankingi trenerów. Klienta można później przywrócić.
Zaproszenia do aplikacji
Jedno kliknięcie zamienia kartotekę klienta w konto z dostępem do aplikacji mobilnej — z zabezpieczeniem przed konfliktem ról i podwójnym zaproszeniem. Niepotwierdzone konta czyszczą się automatycznie po 30 minutach.
Wydarzenia studia z RSVP
Tworzysz wydarzenie — tytuł, miejsce, godzina — kierowane do jednego lub kilku studiów, a każdy aktywny klient i trener dostaje push i modal w aplikacji. Karta wydarzenia liczy na żywo, kto potwierdził, a kto odmówił.
Ogłoszenia do klientów
Trener wysyła ogłoszenie do wszystkich lub wybranych swoich klientów z dostawą push i widzi licznik odczytów. Klient czyta i odznacza wiadomość w aplikacji.
Biblioteka materiałów per rola
Materiały (pliki udostępniane przez prywatne, czasowe linki S3) trafiają do konkretnej roli — klienta, trenera, konsultanta czy settera — z pushem o nowej pozycji. Każda rola widzi wyłącznie swoje materiały.
Sprzedaż i leady
Lead trafia do systemu, a nie do notatnika — pipeline, analityka lejka i rozliczana automatycznie rola settera.
Pipeline sprzedażowy 6 etapów
Pełny cykl życia leada w 6 statusach — od pierwszego kontaktu, przez umówioną i odbytą konsultację, po konwersję, przegraną albo no-show (celowo odwracalny, żeby setter mógł umówić ponownie). Dziennik kontaktów z notatkami i wynikami, automatyczne przypisanie settera studia do nowego leada, a konwersja w klienta to jedno kliknięcie z zachowanym powiązaniem w obie strony.
Analityka lejka sprzedaży
Dedykowany widok statystyk: liczba utworzonych, skonwertowanych, przegranych i otwartych leadów, współczynnik konwersji, średni czas do konwersji w dniach oraz wykres miesiąc po miesiącu z filtrem po dacie i studiu.
Rola settera z automatyczną prowizją
Dedykowana rola pracująca z aplikacji mobilnej: prowadzi leady i dziennik kontaktów, widzi dostępność trenerów, żeby umówić konsultację, a miesięczne rozliczenie liczy się samo — stawka bazowa plus stawka za każdy skuteczny kontakt, z historią stawek wersjonowaną datą. Setter widzi swój zarobek na żywo w aplikacji.
Onboarding z auto-uzupełnianiem NIP
Kreator zakładania konta w trzech krokach: wpisujesz NIP, a dane firmy uzupełniają się automatycznie z białej listy Ministerstwa Finansów (z limitem zapytań i ochroną przed duplikatem NIP). Proces kończy się weryfikacją płatności w Stripe, zanim konto zostanie aktywowane.
Finanse i analityka
P&L, KPI i metryki biznesowe per studio i dla całej sieci — liczby, które faktycznie odpowiadają na pytanie „czy to się opłaca”.
P&L per studio i widok sieci
Miesięczny rachunek zysków i strat per studio — przychód z zaksięgowanych płatności, koszty trenerów z rozliczeń, ręczne bonusy i koszty stałe wg kategorii — plus widok całej sieci z rozbiciem per lokalizacja i kosztami settera. Przychód liczy się w strefie czasowej studia, więc raport zgadza się z listą płatności co do dnia.
Koszty stałe wg własnych kategorii
Definiujesz własne kategorie kosztów stałych — czynsz, media, cokolwiek — i wpisujesz miesięczne kwoty per studio. Zasilają wprost dashboard P&L, więc zysk netto odzwierciedla realne koszty operacyjne.
Porównanie miesiąc do miesiąca
Osobny ekran zestawia wyniki finansowe miesiąc po miesiącu, więc trend widać bez eksportowania niczego do arkusza.
Dashboard KPI właściciela
Ekran startowy z 10 kaflami, każdy za osobnym uprawnieniem: przychód bieżący i poprzedni z wykresem dziennym, dzisiejszy grafik, frekwencja, aktywni i zagrożeni klienci, kończące się pakiety, zaległości, rezygnacje w tym miesiącu i lejek leadów. Manager widzi tylko te kafle, do których dostał dostęp.
LTV, CAC, retencja i żywotność klienta
Comiesięczny przegląd kondycji biznesu: średnia żywotność klienta w dniach, LTV, miesięczna retencja, koszt na leada i koszt pozyskania klienta liczony z realnego budżetu marketingowego — plus tabela per trener z liczbą klientów, ich żywotnością i retencją.
Metryki per trener
Ta sama tabela biznesowa rozbita per trener: liczba klientów, średnia żywotność, terminowość odnowień i retencja — widać, kto buduje trwałe relacje z klientami, a kto tylko wypełnia grafik.
Zarządzanie wieloma lokalizacjami z jednego konta
Przełącznik studiów w górnym pasku, zagregowany widok „wszystkie lokalizacje” w dashboardzie i rankingach, strefa czasowa liczona osobno per studio dla przychodów i rozliczeń, a nieaktywne studio blokuje nową aktywność bez usuwania historii.
Aplikacja mobilna
Jedna natywna aplikacja, cztery widoki ról, jeden system push i pełne bezpieczeństwo konta — zespół pracuje z telefonu, nie tylko z panelu.
Jedna aplikacja, cztery role
Trener, klient, setter i właściciel logują się do tej samej natywnej aplikacji na iOS i Androida, a każda rola dostaje właściwy dla siebie interfejs — panel webowy jest wyłącznie dla administracji. Logowanie telefonem na komputerze pokazuje ekran „pobierz aplikację”.
Katalog 20 typów powiadomień push
Prawdziwy push na iOS i Androida, zlokalizowany pod język telefonu, pokrywający 20 typów zdarzeń: zaplanowany, odwołany i przełożony trening, kończący się pakiet, płatność, zdobyta odznaka, otrzymana premia, nowy lead, umówiona konsultacja, konwersja klienta, nowe wydarzenie i przypomnienie, przypisane zadanie, nowy materiał — i więcej.
Feed zdarzeń in-app
Każde zdarzenie trafia też do trwałego, przypisanego do konta kanału zdarzeń, który aplikacja odpytuje sama — modal pokaże się nawet, gdy push z jakiegoś powodu nie dotarł.
2FA i bezpieczeństwo konta
Zmiana hasła, uwierzytelnianie dwuskładnikowe TOTP zsynchronizowane z profilem oraz zgodne z RODO usunięcie konta — samoobsługowo, bez zgłoszenia do supportu.
Zgłoszenia z aplikacji
Każda rola mobilna zgłasza problem („zgłoś błąd”) bezpośrednio z aplikacji i śledzi status swojego zgłoszenia bez wychodzenia z appki.
Studio 350 zł, trener 5 zł, klient 1 zł netto/mc — płacisz tylko za to, czego używasz.