Усі функції системи для керування фітнес-студією
EloByku Studios — це повноцінна система для керування фітнес-студією та студією єдиноборств: від першого запису на тренування до щомісячного звіту про прибуток мережі. Графік занять сам стежить за доступністю тренерів і залів, а карнети й тренувальні пакети рахуються, поновлюються та розраховуються без жодної таблиці Excel. Розрахунки з персональними тренерами — ставки, бонуси, комісії, закриття місяця — відбуваються автоматично з кожного проведеного тренування, а вбудована CRM для фітнес-студії веде лід через усю воронку продажів аж до конверсії. Утримання клієнтів фітнес-клубу зростає завдяки радару ризику відтоку, значкам за регулярність і чек-листу опіки, а власник бачить повну картину фінансів — P&L, LTV, CAC — по кожній локації та для всієї мережі. Команда працює за правами доступу, наданими по студії й модулю, тож менеджер бачить лише те, до чого отримав доступ, а мережею студій у кількох локаціях керують з одного акаунта з окремим часовим поясом на кожну студію. До того ж один нативний мобільний застосунок з окремим екраном для кожної ролі — персонального тренера, клієнта фітнес-клубу, сетера та власника — з реальними push-сповіщеннями. Нижче — повний каталог функцій, згрупований так, як реально працює студія.
Графік і бронювання
Календар, який сам стежить за правилами студії — доступністю, накладками та політикою скасувань — ще до того, як щось буде збережено.
Інтерактивний календар із перевіркою доступності
Календар місяць/тиждень/день показує кожне тренування з кольоровим статусом. Перш ніж бронювання збережеться, система перевіряє години роботи студії та накладки тренера й клієнта — запис поза графіком просто не збережеться.
Циклічні серії з переглядом конфліктів
Заплануйте весь цикл занять однією дією — щотижня або щодня, з обраними днями тижня, кількістю повторень (до 52) або кінцевою датою. Перегляд показує конфлікти для кожної дати окремо ще до збереження, а вихідні дні студії пропускаються автоматично.
Групові та напівперсональні заняття
Одним кліком створюється групове заняття з пакета — кожен учасник додається автоматично, а накладки одразу повідомляються. Напівперсональний формат дозволяє тренеру вести двох індивідуальних клієнтів в одному часовому вікні.
Заміна тренера
Власник або менеджер може замінити тренера на окремому тренуванні, вказавши причину — призначити можна лише тренера з активним доступом і вільним часом. Після завершення сесії години й оплата автоматично зараховуються заміннику.
Автоматичне закриття минулих сесій
Минуле тренування система закриває сама: списує візит із пакета, нараховує годину тренеру й оновлює місячний розрахунок. Групові заняття ніколи не «проходять безкоштовно» — процес працює у фоні постійно.
Гнучка політика скасувань
Одна кнопка «скасувати», а результат залежить від ваших правил: встановлюєте часовий поріг (за замовчуванням 12 год) — раннє скасування повертає візит, пізнє — списує його. Усе рахується в часовому поясі студії, а закриті місяці захищені від змін заднім числом.
Пакети та оплати клієнтів
Пакети, які самі рахуються й поновлюються, та оплати, розбиті на частини, способи й нагадування — без ручного контролю.
Розумний облік візитів
Єдине джерело правди про використання пакета: бронювання одразу резервує візит, раннє скасування звільняє його, а пізнє скасування чи проведене тренування — списує. Групові заняття знімають один візит за сесію, а не за учасника, і лічильник перераховується автоматично.
Шаблони пакетів
Опишіть пропозицію один раз — кількість візитів, ціну, тип тренування, індивідуальний чи груповий формат — і продавайте її в два кліки. Ті самі шаблони працюють і для нового пакета, і для автоматичного поновлення.
Автоматичне поновлення та позначка «потрібне поновлення»
Коли пакет із увімкненим автопоновленням закінчується, нічне завдання створює наступний — той самий шаблон, тренер і учасники, з наступного дня. Якщо поновлення заблоковано (наприклад, тренер неактивний), пакет і клієнт отримують позначку «потрібне поновлення» ще до реальної втрати доходу.
Реєстр оплат із частинами й способами
Кожен пакет створює оплату з повною історією транзакцій: фіксуєте частини готівкою, переказом чи терміналом, а статус (оплачено / частково / прострочено) визначається автоматично. Реєстр стійкий до одночасних записів — нічого не порахується двічі.
Розподіл групових оплат
Ціна групового пакета автоматично ділиться між учасниками, а коли хтось приєднується чи виходить, неоплачені частки перераховуються до копійки. Тих, хто вже оплатив, ніхто не чіпає.
Нагадування про оплату, прив'язані до тренування
Кожні 15 хвилин система перевіряє, де саме клієнт у черзі пакета — не лише за лічильником, а за порядком сесій. Передостаннє тренування надсилає push «наближається оплата», останнє — «час поновити пакет», одночасно клієнту й тренеру, без дублювання.
Моніторинг заборгованостей
Фонові завдання постійно перевіряють прострочені оплати й перераховують статус кожного активного клієнта, тож проблеми з оплатами видно без ручної перевірки. Кожен запуск завдання логується з лічильником успіхів і помилок.
Тренери та команда
Розрахунки, рейтинги, завдання й права доступу команди — одна система замість Excel, WhatsApp і блокнота.
Двигун розрахунків із тренерами
Зарплата рахується сама з проведених тренувань: кожна сесія оплачується за ставкою, чинною на дату тренування, зміна ставки в середині місяця не псує попередні нарахування, а розрахунок пропорційний хвилинам (30-хвилинна експрес-сесія — половина погодинної ставки). Розрахунок оновлюється в реальному часі, а закритий місяць не можна відредагувати заднім числом без окремого дозволу на повторне відкриття.
Бонуси й комісії
До будь-якого розрахунку можна додати ручний бонус — за кількість клієнтів, утримання чи дохід, за вашими правилами. Бонус потрапляє в той самий місячний розрахунок, що й погодинна оплата.
Квартальні рейтинги утримання клієнтів тренерами
Щокварталу система сама рахує рейтинг тренерів за коефіцієнтом відтоку клієнтів, виходячи з реальних періодів прив'язки клієнт–тренер. Тренери нижче мінімальної вибірки (за замовчуванням 3 клієнти) видимі, але без рейтингу — мала вибірка не спотворює результат.
Рейтинг консультантів
Місячний рейтинг тренерів, які проводять консультації, за формулою обсяг помножити на якість — 10 із 10 консультацій перемагає 1 з 1 за такої самої стовідсоткової успішності. Видно успішні, неуспішні та очікувані консультації кожного консультанта.
Завдання з термінами
Призначте завдання одному тренеру чи всім одразу, з терміном виконання — кожен отримує push і відмічає свою копію виконаною. Ви бачите лічильник виконання по кожному тренеру в межах своїх студій.
Запрошення та життєвий цикл співробітника
Запрошення поштою з 7-денним токеном; підтверджена пошта тренера закріплюється за одним власником (без переманювання), але один тренер може працювати в кількох ваших студіях. Видалення з локації, відв'язка акаунта та ставки, версійовані за датою, захищені від редагування закритих місяців.
Гнучкі права доступу по студії
Надаєте права з каталогу на основі бази даних, модуль за модулем, аж до окремих плиток дашборда — наприклад, графік і клієнти видно, а фінанси ні. Кожен API-маршрут перевіряє ті самі права на сервері.
Повний журнал аудиту
Кожна зміна даних — ліди, ставки, налаштування, права доступу — записується з автором, студією, типом об'єкта та значеннями до/після. Фільтруєте за типом об'єкта, людиною, студією та періодом — відповідь на «хто, що і коли змінив» завжди за один клік.
Клієнти та утримання
Від радару ризику відтоку до значків за регулярність — інструменти, які будують утримання, а не лише вимірюють його.
Радар ризику відтоку
Щоденне завдання перераховує статус кожного клієнта й позначає його «під загрозою», якщо він не тренувався довше за встановлений поріг днів. Поріг налаштовуєте самі — команда реагує ще до того, як станеться відмова.
Досягнення та значки серій
Вбудована гейміфікація: рубежі за кількість тренувань (1–500) і значки за серії регулярності (1–24 місяці безперервного пакета — серія скидається лише за реальну перерву). Значки нараховуються автоматично, а власник може додати власні кастомні досягнення.
Чек-лист опіки над клієнтом
Визначте власні параметри опіки — анкету пройдено, заміри зроблено — і кожна картка клієнта показує чек-лист із тим, хто й коли це відмітив. Легкий стандарт якості обслуговування без додаткового інструменту.
Сховище документів клієнта
Договори, згоди та файли клієнта (PDF, зображення, Word, до 10 МБ) потрапляють у приватний S3-бакет, доступний лише за посиланнями з обмеженим часом дії. Типи документів позначаються кольором, а перегляд — окреме право, відмінне від загального доступу до картки клієнта.
Причини відмови як дані
Відмова клієнта вимагає вибору причини з вашого власного переліку — замість тихого видалення ви отримуєте структуровані дані про відтік, які живлять квартальні рейтинги тренерів. Клієнта можна відновити пізніше.
Запрошення до застосунку
Один клік перетворює картку клієнта в акаунт із доступом до мобільного застосунку, із захистом від конфлікту ролей і дублювання запрошень. Непідтверджені акаунти автоматично видаляються через 30 хвилин.
Події студії з RSVP
Створюєте подію — назву, місце, час — для однієї чи кількох студій, і кожен активний клієнт і тренер отримує push і модальне вікно в застосунку. Картка події в реальному часі показує, хто підтвердив, а хто відмовився.
Оголошення для клієнтів
Тренер надсилає оголошення всім або обраним клієнтам із доставкою push і бачить лічильник прочитань. Клієнт читає та відмічає повідомлення в застосунку.
Бібліотека матеріалів за роллю
Матеріали (файли через приватні, обмежені в часі посилання S3) видаються конкретній ролі — клієнту, тренеру, консультанту чи сетеру — з push про нову позицію. Кожна роль бачить лише свої матеріали.
Продажі та ліди
Лід потрапляє в систему, а не в блокнот — пайплайн, аналітика воронки та автоматично розрахована роль сетера.
Шестиетапний пайплайн продажів
Повний життєвий цикл ліда в 6 статусах — від першого контакту через заплановану й проведену консультацію до конверсії, втрати чи неявки (навмисно оборотної, щоб сетер міг перезаписати). Журнал контактів із нотатками й результатами, автоматичне призначення сетера студії на кожен новий лід і конверсія в клієнта в один клік зі збереженим зв'язком в обидва боки.
Аналітика воронки продажів
Окремий екран статистики: кількість створених, конвертованих, втрачених і відкритих лідів, коефіцієнт конверсії, середній час до конверсії в днях і графік по місяцях із фільтром за датою та студією.
Роль сетера з автоматичною комісією
Окрема роль, що працює з мобільного застосунку: веде ліди й журнал контактів, бачить доступність тренерів для запису консультацій, а місячний розрахунок рахується сам — базова ставка плюс ставка за кожен ефективний контакт, версійована за датою. Сетер бачить свій заробіток наживо в застосунку.
Онбординг з автозаповненням за податковим номером
Майстер реєстрації в три кроки: вводите польський податковий номер (NIP), і дані компанії перевіряються й автозаповнюються з білого списку Міністерства фінансів, із обмеженням запитів і захистом від дублікатів. Процес завершується перевіркою оплати через Stripe перед активацією акаунта.
Фінанси та аналітика
P&L, KPI та бізнес-метрики по студії й для всієї мережі — цифри, які справді відповідають на питання «чи це вигідно».
P&L по студії та в масштабі мережі
Місячний звіт про прибутки та збитки по студії — дохід із зафіксованих оплат, витрати на тренерів із розрахунків, ручні бонуси й категоризовані постійні витрати — плюс загальномережевий вигляд із розбивкою по студіях і витратами на сетерів. Дохід рахується в часовому поясі студії, тож звіт збігається зі списком оплат день у день.
Постійні витрати за власними категоріями
Визначте власні категорії постійних витрат — оренда, комунальні, будь-що — і вносьте місячні суми по студії. Вони одразу живлять дашборд P&L, тож чистий прибуток відображає реальні операційні витрати.
Порівняння місяць до місяця
Окремий екран зіставляє фінансові результати місяць за місяцем, тож тренд видно без експорту будь-чого в таблицю.
KPI-дашборд власника
Головний екран із 10 плитками, кожна за окремим правом доступу: дохід поточного й попереднього місяця з денним графіком, сьогоднішній графік занять, відвідуваність, активні й ризикові клієнти, пакети, що закінчуються, заборгованості, відмови цього місяця та воронка лідів. Менеджер бачить лише ті плитки, до яких має доступ.
LTV, CAC, утримання та тривалість життя клієнта
Щомісячний огляд стану бізнесу: середня тривалість життя клієнта в днях, LTV, місячне утримання, вартість ліда й вартість залучення клієнта, розраховані з реального маркетингового бюджету — плюс таблиця по кожному тренеру з кількістю клієнтів, їхньою тривалістю життя й утриманням.
Метрики по кожному тренеру
Та сама бізнес-таблиця в розбивці по тренерах: кількість клієнтів, середня тривалість життя, своєчасність поновлень і утримання — видно, хто будує тривалі стосунки з клієнтами, а хто просто заповнює графік.
Керування кількома локаціями з одного акаунта
Перемикач студій у верхній панелі, агрегований вигляд «усі локації» в дашбордах і рейтингах, окремий часовий пояс на студію для доходів і розрахунків, а деактивована студія блокує нову активність, не стираючи історію.
Мобільний застосунок
Один нативний застосунок, чотири рольові екрани, одна система push і повна безпека акаунта — команда працює з телефону, а не лише з панелі.
Один застосунок, чотири ролі
Тренер, клієнт, сетер і власник входять в один нативний застосунок для iOS та Android, і кожна роль отримує свій інтерфейс — веб-панель призначена лише для адміністрування. Вхід із телефонною роллю у вебі показує екран «завантажте застосунок».
Каталог із 20 типів push-сповіщень
Реальний push на iOS та Android, локалізований під мову пристрою, охоплює 20 типів подій: заплановане, скасоване чи перенесене тренування, пакет закінчується, оплата, отриманий значок, отриманий бонус, новий лід, запланована консультація, конверсія клієнта, нова подія й нагадування, призначене завдання, новий матеріал — і більше.
Стрічка подій у застосунку
Кожна подія також потрапляє в постійну стрічку подій, прив'язану до акаунта, яку застосунок опитує сам — модальне вікно з'явиться, навіть якщо push з якоїсь причини не дійшов.
2FA та безпека акаунта
Зміна пароля, двофакторна автентифікація TOTP, синхронізована з профілем, і видалення акаунта відповідно до GDPR — усе самостійно, без звернення в підтримку.
Звернення із застосунку
Будь-яка мобільна роль повідомляє про проблему («повідомити про помилку») прямо із застосунку й відстежує статус свого звернення, не виходячи з нього.
Студія 350 злотих, тренер 5 злотих, клієнт 1 злотий нетто/міс — платите лише за те, чим користуєтесь.