Програма для фітнес-студії
День у фітнес-студії виглядає так: зранку групові заняття, по обіді персональні тренування, між ними кілька тренерів на різних умовах співпраці та клієнти, частина яких платить готівкою, частина — переказом. Хтось не прийшов на заняття, у когось закінчується абонемент, а рецепція вручну нагадує про поновлення в повідомленнях. EloByku Studios — це програма для фітнес-студії, яка закриває ці питання автоматично: розклад стежить за накладками тренерів і лімітами абонементів, візити рахуються самі при кожному записі та скасуванні, система нагадує про оплату перед останнім візитом, а розрахунки з тренерами нараховуються з проведених занять — окрема ставка за персональні та групові. Це повноцінна система керування фітнес-студією: від першої консультації з лідом, через абонементи й утримання клієнтів, до звіту про прибутки та витрати студії — а не календар із доданим списком клієнтів.
Розклад занять і тренувань
Групові заняття та персональні тренування в одному календарі, кілька тренерів одночасно — розклад перевіряє накладки й ліміти абонементів ще до збереження запису.
Групові заняття одним кліком
Групове заняття створюється просто з групового пакета — усі учасники пакета додаються автоматично, а ті, хто має конфліктний запис, пропускаються з повідомленням. Тренер також може вести двох індивідуальних клієнтів у слотах, що перетинаються (semi-personal), тоді як групові заняття далі блокують його час.
Записи без подвійних бронювань
Кожен шлях запису — одиничний, серійний, груповий, з мобільного застосунку — проходить через один механізм із транзакційними блокуваннями, перевіркою годин роботи студії та накладок тренера й клієнта. Подвійні записи та «фантомні» тренування технічно неможливі.
Циклічні серії на цілий місяць
Постійні групові заняття та регулярні персональні тренування плануєте однією дією: тижнева або денна повторюваність, вибір днів, попередній перегляд конфліктів для кожної дати окремо та опція пропустити конфліктні дати — ще до збереження.
Заняття ніколи не «відбуваються безкоштовно»
Минулі сесії закриваються самі: система списує візит з абонемента, зараховує годину тренеру й оновлює його місячний розрахунок. Групові заняття списують візит з пакета так само автоматично — без ручного відмічання списку присутніх.
Абонементи та оплати
Абонементи за візитами, оплати готівкою, переказом і через термінал, нагадування й поновлення — усе рахується само, до візиту й до копійки.
Абонементи, пораховані до візиту
Запис одразу резервує візит, раннє скасування повертає його, пізнє скасування або проведене тренування — списує. Лічильник перераховується при кожній зміні, а шаблон абонемента створюєте раз і продаєте у два кліки.
Готівка, переказ і термінал в одному реєстрі
Кожен абонемент має свою оплату з повним реєстром внесків: частини за методом (готівка, переказ, термінал), статус нараховується автоматично (оплачено / частково / прострочено), а коли клієнт платив кількома способами — позначка «змішана». Суми завжди сходяться до копійки.
Нагадування перед останнім візитом
Система рахує позицію клієнта в абонементі хронологічно: на передостанньому візиті надсилає сповіщення «наближається оплата», на останньому — «час на новий абонемент», тренеру й клієнту одночасно, без дублів.
Поновлення без бігання за клієнтами
Щоденний механізм знаходить абонементи, що закінчилися, з увімкненим автоподовженням і створює наступний з тим самим шаблоном, тренером і клієнтами з наступного дня. Коли поновлення заблоковане, абонемент отримує позначку «потребує поновлення» — ви бачите, у кого закінчуються візити, ще до того, як людина перестане приходити.
Утримання клієнтів і продажі
Найбільша втрата доходу у фітнесі — клієнти, які зникають після першого місяця. Система вловлює їх раніше й упорядковує весь шлях від ліда до постійного абонемента.
Воронка від консультації до абонемента
Вбудований CRM із 6 статусами ліда (новий, консультація запланована й проведена, конвертований, втрачений, no-show — з можливістю повторного запису), журнал контактів із датами й результатами та конвертація ліда в клієнта одним кліком, зі збереженим зв'язком в обидва боки.
Радар клієнтів під ризиком відтоку
Щоденний механізм перераховує статус кожного клієнта — активний / потрібне поновлення / під ризиком / вибув. Клієнт, чиє останнє тренування старше за налаштований вами поріг (за замовчуванням 14 днів), автоматично позначається «під ризиком», перш ніж зникне назавжди.
Відзнаки за регулярність
Вбудована гейміфікація: відзнаки за кількість проведених тренувань (1, 10, 30, 50, 100…) і за місяці безперервного абонемента (реальна перерва обнуляє серію), що присвоюються автоматично й показуються клієнту в мобільному застосунку.
Причини відмови замість тихих зникнень
Відмова клієнта вимагає вибору визначеної студією причини, закриває його абонементи й перераховує лічильники — а дані живлять квартальні рейтинги утримання по тренерах. Ви отримуєте впорядковану статистику причин відтоку замість тихо видаленого запису.
Фінанси та команда
Власник бачить усю студію в цифрах — доходи, витрати на тренерів, постійні витрати та KPI — а команда працює в одному застосунку з правами, підібраними під роль.
Звіт про прибутки і збитки студії
Місячний P&L для кожної локації: дохід із зафіксованих оплат клієнтів, витрати на тренерів із розрахунків, бонуси, постійні витрати за категоріями та чистий прибуток — плюс огляд мережі кількох студій і порівняння місяць до місяця.
Дашборд KPI на початок дня
Десять плиток на головному екрані власника: дохід за поточний і минулий місяць із графіком по днях, сьогоднішні записи та розклад, відвідуваність, активні клієнти та клієнти під ризиком, абонементи, що закінчуються, заборгованості, відмови та воронка лідів — кожна плитка за окремим правом доступу.
Права доступу для рецепції та менеджера
Запрошуйте акаунти персоналу й надавайте детальні права для кожної студії — аж до окремих плиток дашборда. Делегуйте облік оплат, не віддаючи контролю над закритими розрахунковими місяцями.
Один застосунок, чотири ролі
Тренер, клієнт, власник і сетер входять в один нативний мобільний застосунок (iOS та Android) — кожен бачить лише свій екран: тренер — розклад і клієнтів, клієнт — абонементи й оплати, власник — фінанси студії, сетер — воронку продажів. Один застосунок, а не чотири окремі.
Розрахунки з тренерами, вбудовані в систему для фітнес-студії
У фітнес-студії кожен тренер має інші умови: одна ставка за персональне тренування, інша за групові заняття, плюс зміни ставок посеред місяця. Ручні підрахунки в таблиці наприкінці місяця — найчастіша точка напруги між власником і командою. В EloByku винагорода нараховується сама з проведених занять — і модуль є в стандарті, а не за доплату.
Окрема ставка за індивідуальне та групове тренування для кожного тренера — зміна ставки посеред місяця діє від своєї дати
Винагорода рахується з проведених занять, а не з розкладу — скасовані тренування не потрапляють у розрахунок, а сесії тарифікуються пропорційно до хвилин
Закриття місяця в одному вікні: закритий місяць незмінний, а звіт по кожному тренеру готовий для бухгалтера
База знань для фітнес-студій
Практичні статті про ведення фітнес-студії в Польщі — маржі та витрати, причини відтоку клієнтів, оплата тренерів і перетворення консультацій на постійних клієнтів.
Студія 350 злотих, тренер 5 злотих, клієнт 1 злотий нетто/міс — платите лише за те, чим користуєтесь.